Verhandlung verloren – Erkenntnis gewonnen

Verdammt, Sie haben sich in der Angebotsphase so ins Zeug gelegt, bei der Verhandlung all Ihre Trümpfe ausgespielt – und das Resultat? Ein anderer hat gewonnen.

Das ist wirklich total ärgerlich! 

Doch ich rate Ihnen, jetzt nicht den Kopf in den Sand zu stecken, sondern herauszufinden, warum sie den Auftrag verloren haben. Denn: Nach dem Auftrag ist vor dem Auftrag!

Analyse statt Paralyse

Wenn Sie nach einem verlorenen Auftrag wie paralysiert dasitzen, hilft Ihnen das überhaupt nicht. Im Gegenteil: Es demotiviert das ganze Team und zieht es noch weiter runter. Gehen Sie doch lieber in die Analyse und fragen sich: „Warum hat unser Konkurrent den Auftrag gewonnen und was können wir daraus lernen?“

Denn das standardisierte Totschlagargument „Sie waren zu teuer“ trifft in vielen Fällen überhaupt nicht zu! Das ist nur eine sozial akzeptierte Ausrede, mit der Ihre Kunden verhindern wollen, dass zu viele Fragen gestellt werden. Zum Beispiel nach der Qualität des Produkts oder des Angebots- und Verhandlungsprozesses. Aber solche fadenscheinigen Erklärungen bringen dem Team und Ihrem Unternehmen gar nichts. Stattdessen sollten Sie sich einer Analyse zuwenden, die ähnlich wie bei vielen agilen Methoden, auf zwei Ebenen stattfindet: 

• inhaltlich: bessere Preise, schnellere Liefertermine, …
• prozessual: In wieweit hätten wir unseren Angebotsprozess, unser Team, … verbessern können?

Diese Analyse können Sie auf verschiedenen Wegen angehen.

Was sagt der Kunde?

Eine Möglichkeit, die ich Ihnen empfehle: Befragen Sie Ihren Kunden. Ja, genau den, der ihnen den Auftrag nicht gegeben hat.

Und mein Geheimtipp für Sie: Rufen Sie diesen Kunden kurz nach der Auftragsvergabe an. Denn zu diesem Zeitpunkt ist die Anspannung aus der Vergabephase erst einmal vorbei und Ihre Ansprechpartner dadurch oft redseliger. Ihre Kunden sind nicht mehr in der Verhandlungssituation, sondern haben das taktische Verhalten in diesem Moment abgelegt. Das ist ein sehr guter Zeitpunkt, um nachzufragen! 

„Vielen Dank, wir haben gerade Ihre Mail mit der Absage erhalten. Mich würde trotzdem interessieren, wie weit wir hinter der schließlich beauftragten Firma lagen. Können Sie uns dazu etwas sagen? Was müssen wir beim nächsten Mal tun, um zu gewinnen?“

Mit der so genannten „Lost Deal Analysis“ finden Sie heraus, warum die andere Firma gewonnen hat und wie viel mehr Sie sich beim nächsten Mal noch ins Zeug legen müssen. Sie hören, was die Buschtrommeln so von sich geben – vielleicht erfahren Sie sogar, wer den Auftrag zu welchen Bedingungen bekommen hat. 

Dieser Anruf ist die perfekte Vorbereitung für einen anschließenden zweistündigen Workshop im Team, bei dem der Prozess komplett analysiert und nachbearbeitet wird. Dabei ergeben sich spannende Fragen. 

Der 6-Punkte-Plan für die nächste Verhandlung

Wenn Sie sich im Team zur Analyse treffen, sprechen Sie über folgende Punkte: den Kontakt zum Kunden, den Prozess insgesamt, die Ausschreibung, die Rollenverteilung. Hieraus ergeben sich folgende Fragen: 

• Hatten wir genug Kontakt zu den richtigen, den wichtigen Personen?
• Wie war denn unsere Vorbereitung? Wussten wir genug? Stimmten unsere Hypothesen?
• Wie war die Zusammenarbeit während der Verhandlung?
• Hatten wir genug gemeinsame Vorbereitung vor der Verhandlung?
• Was schätzen wir, warum wir verloren haben?
• Waren wir taktisch gut aufgestellt? In den  richtigen Rollen? Oder hat man uns gegeneinander ausgespielt? 

Die Aufarbeitung dieser Fragen findet innerhalb des Team-Workshops statt, der nach folgenden sechs Punkten durchchoreografiert ist:

1. Welcome: Warum machen wir dieses Meeting? Jetzt haben wir den Auftrag verloren, wir wollen etwas lernen.
2. Stimmungskurve: Wie geht es uns damit, den Auftrag nicht bekommen zu haben? Wie war die Stimmung im Team während des gesamten Prozesses (Verkaufsphase, Angebotsphase, Pitch, Verhandlung, letzte Runde)?
3. Fokus auf Positives, die Erfolgsfaktoren lenken: Was ist bei der Verhandlung gut gelaufen?
4. Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Fehler wurden identifiziert (Macht, Zeit, Information, Taktik, Prozess)?
5. Aktionsplan: Was können wir als Nächstes machen? Was sind die konkreten Maßnahmen? Wenn morgen die gleiche Ausschreibung wäre, was würden wir dann anders machen? Wie könnten wir unsere Gewinnwahrscheinlichkeit erhöhen?
6. Überprüfung: Offene Runde zum Schluss