Praktische Verhandlungstipps für Online Verhandlungen in Corona-Zeiten: Wann wählen Sie welchen Kanal?

Heute bekommen Sie ein paar ganz praktische Verhandlungstipps für Online Verhandlungen, denn sich vor Ort zu Verhandlungen zu treffen, ist praktisch nicht mehr möglich. Was tun Sie also, wenn Sie Ihre Verhandlung nicht einfach auf die Zeit „nach Corona“, also auf unbestimmt verschieben können oder wollen? Die Antwort, die auf der Hand zu liegen scheint, ist: Verhandeln Sie online per Videokonferenz. 

Das kann tatsächlich für Sie die richtige Antwort sein, muss es aber nicht. In manchen Konstellationen sind Sie mit anderen Kanälen besser dran …

Fünf Wege

Grundsätzlich haben Sie fünf Optionen, auf welchem Weg Sie mit Ihren Gegenüber verhandeln können. Entweder Sie nutzen:

1. E-Mail,
2. Telefon,
3. eine simpel aufgesetzte Videokonferenz, 
4. ein Videotool samt ausgefeilter Technik oder
5. Sie fahren eben hin.

Nachdem die letztere Option derzeit eher wegfällt, bleiben immer noch vier übrig. Welche wählen Sie?

Die gute alte E-Mail

Auch wenn es vielen nicht mehr als schick gilt, kann es nach wie vor Sinn machen, wenn Sie sich hinsetzen und per E-Mail verhandeln. Vor allem wenn Sie sich in einer Verhandlungsposition befinden, in der Sie über wenig oder gar keine Macht verfügen und Sie befürchten müssen, im persönlichen Gespräch übertölpelt zu werden: Wählen Sie die E-Mail. Dieser zeitversetzte Kommunikationskanal gibt Ihnen mehr Zeit, darüber nachzudenken, was Sie antworten. 

Das noch ältere Telefon

Kommt es Ihnen auf Schnelligkeit an, dann kann das Telefon die beste Wahl sein: Wenn Sie zum Beispiel als Einkäufer dafür sorgen müssen, Commodities heranzuschaffen und zwar zackig, ziehen Sie ruhig Ihre Verhandlung per Telefon durch, anstatt jedes Mal eine Videokonferenz aufzusetzen. Das geht einfach schneller, die Gespräche sind kürzer und effizienter. Für Vertriebler gilt das natürlich analog. Wenn Sie nur einen Gesprächspartner haben, diesen gut kennen und keine großartige oder schwierige Verhandlung erwarten, dann nehmen Sie das gute alte Telefon.

Am Telefon sind Sie durch den reinen Audio-Kanal allerdings begrenzt in der Komplexität. Verhandeln Sie daher eher Thema für Thema statt komplexe Optionsbündel zu schnüren. Kommen Sie um eine hohe Komplexität nicht herum – sei es durch viele verknüpfte Themen und / oder mehrere Gesprächspartner mit unterschiedlichen Interessen –, dann brauche Sie doch mindestens die Videokonferenz.

Video ist nicht gleich Video – die Top-4-Kriterien

Fällt Ihre Wahl jedoch auf eine Videokonferenz, muss Ihnen klar sein: Videokonferenz ist nicht gleich Videokonferenz. Es macht einen Riesenunterschied, ob das Ding gut aufgesetzt ist oder nicht. Deshalb sind das für mich zwei unterschiedliche Optionen und den Unterschied sollten Sie kennen.

Hier die Top-4-Kriterien für eine gute Videokonferenz:

1. Bild und Tonqualität: Das fängt schon damit an, dass Sie sicherstellen sollten, dass jeder der Teilnehmer eine vernünftige Kamera an seinem Gerät hat. Wie gut können Sie jeden sehen? Wie sind die Lichtverhältnisse im jeweiligen Raum? Ist Ihr Bildschirm groß genug, so dass Sie z.B. die Mimik Ihres Gegenübers auch erkennen können?
   Außerdem: Verfügt jeder über ein ordentliches Headset, damit die Störgeräusche draußen bleiben? Das heißt: Hört jeder jeden gut? Und wenn schon nicht jeder ein Headset hat: Ist wenigstens jeder in der Lage ist, sein System zu muten, also ruhig zu schalten? 
2. Vorbereitung: Ein paar Fragen sind vorab zu klären: Auf welchem System zum Beispiel läuft die Videoschalte? Ihres oder das des Kunden? Und kann sich die jeweils andere Seite auch einwählen? Manche Firmen-IT ist da recht restriktiv. Wird aufgezeichnet oder nicht?
   Denken Sie auch daran, zu testen, wie die Übertragungsqualität ist. Reichen Ihre jeweiligen Up- und Download-Kapazitäten aus, um einigermaßen störungsfreie Video- und Tonsignale zu erhalten? Und wie sieht das mit der Technik bei Ihrem Kunden aus?
3. Visualisierung: Die Möglichkeit, etwas zu visualisieren, ist neben der Sichtbarkeit der Gesichter, das große Plus der Videokonferenz gegenüber dem Telefon. Haben Sie etwas Entsprechendes vorbereitet? Gibt es ein Online-Protokoll? Können Sie Ihr Dokument freigeben, auch wenn Sie das System des Kunden benutzen? Können Sie zum Beispiel Ihr iPad freigeben, um live mitzuschreiben, oder wie funktioniert die Whiteboard-Funktion auf dem gewählten System?
   Expertentipp: Wenn Sie es technisch schaffen, dass Sie für alle sichtbar handschriftlich Notizen machen können, so lädt das besonders zur Kollaboration ein.
4. Interne Kommunikation: Telefon oder Videokonferenzen sind weniger aufwändig als Vor-Ort-Besuche. Das können Sie zu Ihrem Vorteil ummünzen, denn Sie brauchen ab sofort wirklich keine Verhandlung mehr allein zu führen. Um diesen Vorteil allerdings auch voll nutzen zu können, sollten Sie unbedingt einen zweiten rein internen Kommunikationskanal parallel zur Videokonferenz etablieren. Chatten Sie nicht im System des Kunden – wer weiß, wer alles mitlesen kann. Richten Sie Ihren eigenen Kommunikationskanal ein, um sich während der Verhandlung auszutauschen und abzustimmen.
   Expertentipp: Nutzen Sie einen zweiten Bildschirm, auf dem Sie diese Informationen schreiben und lesen können.

Die Faustregel für die richtige Wahl

Grundsätzlich gilt: Je mehr Sie von dem anderen wollen, desto mehr müssen Sie als Person an Ihr Gegenüber ran. 

Wenn Sie also eine wirklich wichtige Verhandlung vor sich haben und keinen Weg finden, um trotz Corona hinzufahren: Sorgen Sie dafür, dass Sie eine Videokonferenz mit einer Supertechnik aufbieten können, dass Sie gut vorbereitet sind und dass Sie Ihre Rollen klar definiert haben. Dafür müssen Sie sich schon einige Gedanken machen, damit das sicher funktioniert – aber das zahlt sich für Sie in Form von Verhandlungserfolg sicher aus.

Ich wünsche Ihnen für die herausfordernde Zeit unter Corona viel Erfolg bei Ihren Online Verhandlungen und – noch wichtiger: Bleiben Sie gesund!